Fahrtenbuch-App für Apple iPhone – Vorteile eines digitalen Fahrtenbuchs

Männer, wenn Ihr Freiberufler oder Selbständig seid, kennt Ihr vermutlich das procedere mit dem Finanzamt in Bezug auf die Ermittlung der gewerblichen Fahrten mit Eurem Firmenwagen. Falls nein, könnte ein Anruf beim Steuerberater gold wert sein. Es könnte aber auch ein Anruf vom Steuerberater Euch erreichen, der das letzte Geschäftsjahr verbuchen will und das löst dann oftmals blankes Entsetzen aus. „Das Auto rechnet sich nicht und Du kannst im letzten Jahr nichts von der Steuer absetzen.“ Die Ursachen hierfür liegen überwiegend an den zu geringen Leasingraten, die wegen der Niedrigzinsphase, aktuell marktüblich sind. Um den privaten Fahrten mit dem Firmen-PKW Rechnung zu tragen, müssen 1% vom Bruttolistenpreis versteuert werden. Wenn wir also das Beispiel nehmen:

  • Bruttolistenpreis 35.000 €
  • 1%-Versteuerung: 350 € monatlich
  • Leasing-Rate: 250 €

In diesem Beispiel müssten also 100 € monatlich versteuert werden. Sicherlich können Kosten für Versicherung, Steuern, Wartung, Benzinverbrauch und Verschleiß auch eingerechnet werden, aber ein Fahrzeug sollte sich im besten Fall schon mit den monatlichen Grundkosten rechnen. Das bedeutet Ihr solltet Euch bereits vor der Unterschrift unter den Leasing-Vertrag mit der Absetzbarkeit der Kosten beschäftigen.

Wenn Ihr keinen Neuwagen geschäftlich nutzt, sondern ein gebrauchtes Fahrzeug kauft, könnt Ihr ebenfalls Kosten im Zusammenhang mit dem Fahrzeug absetzen, sofern Ihr 1% vom Bruttolistenpreis versteuert. Die absetzbaren Kosten setzen sich aus den Abschreibungen (je nach geplanter Nutzungsdauer im Unternehmen), Reparaturen und den anderen o. g. Kosten zusammen.

Passt die pauschale Versteuerung mit 1% nicht, aufgrund der o.g. Berechnungsbeispiele, kommt schnell das Fahrtenbuch auf den Tisch. Steuerberater haben vor dieser Institution ordentlichen Respekt, da die Finanzämter und Wirtschaftsprüfer hier sehr genau hinschauen, ob sämtliche Fahrten – und vor allem die Privaten Fahrten – korrekt erfasst worden sind. Den Finanzämtern sind im Laufe der Zeit bereits schmierige, dreckige und unlesbare Fahrtenbücher vorgelegt worden, die allesamt nicht akzeptiert wurden. Die Folge? Das Finanzamt rechnet in diesen Fällen mit der 1%-Regelung. Daher gibt es das elektronische Fahrtenbuch per App.

Ich nutze dieses hier: Fahrtenbuch aus dem Apple-App-Store und bin sehr zufrieden damit. Die 7,99 € lohnen sich ohne jeden Zweifel, zumal der Hersteller auch regelmäßig Erweiterungen und Updates kostenlos bereitstellt.

Jeder hat mittlerweile ein Handy und hat es stets griffbereit. Es gibt Apps, die Dich bei der Führung der Fahrtenbücher unterstützen. Dort musst Du bei Beginn einer Fahrt der App mitteilen, dass es los geht. Die Fahrtenbuch-App kann auch auf Wunsch mittels GPS die genaue Strecke aufzeichnen, die Du mit dem Fahrzeug fährst. Wenn Du am Ziel angekommen bist, erfasst Du die Ankunft in der App mit genau zwei Klicks.

Um die Fahrten auch finanzamtkonform absetzen zu können, sollten die Namen der Kunden in der App abgespeichert werden. Dazu müsst Ihr lediglich in Eurer Datenschutzerklärung mit den Privat-Kunden die Erlaubnis einholen, dass Du die das auch darfst. Hier reicht ein kurzer Hinweis in der Datenschutzerklärung gemäß DSGVO, dass die Kundendaten mit Name, Adresse und Besuchszeitpunkt in einem elektronischen Fahrtenbuch abgespeichert werden dürfen. Andernfalls könntest Du ein Datenschutzrechtliches Problem bekommen, wenn das Fahrtenbuch ggf. ausgedruckt oder in digitaler Form irgendwo auftaucht.

Kommt beim Fahrtenbuch heraus, dass Du zu 75% gewerbliche Fahrten mit dem Fahrzeug unternommen hast und 25% private, dann kannst Du auch 75% der angefallenen Kosten absetzen. Das ist für jeden leicht nachvollziehbar und vor allem planbar. Hast Du mehrere Fahrzeuge, die gewerblich genutzt werden, kannst Du z. B. quartalsweise überprüfen, ob es nicht ggf. ein Fahrzeug gibt, welches bislang zu wenig geschäftlich bewegt wurde, so dass eine höhere Absetzbarkeit der Kosten erreicht werden kann.

Ob Du die 1%-Regelung oder ein Fahrtenbuch verwendest, kann entweder jedes Geschäftsjahr (meist der 01.01.) oder beim Fahrzeugwechsel neu entschieden werden. Sprich diesbezüglich unbedingt vorab mit Deinem Steuerberater und entscheide Dich nicht zu vorschnell. Ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch zu führen ist mit der App zwar einfacher geworden, aber wenn man nicht diszipliniert die App nutzt, kann einem bei der Steuererklärung auch immernoch eine Überraschung drohen. Sofern mehrere Fahrzeugführer (etwa im Handwerksbetrieb) unterschiedliche Fahrzeuge führen, wird es ebenfalls sehr schwierig. In diesem Fall sollte in der App ausgewählt werden, dass die Daten in einer Cloud synchronisiert werden. Dann hat jeder Kollege den aktuellen KM-Stand und die gewerbliche Nutzung stets aktuell auf dem Handy. Dabei dürfen die Mitarbeiter natürlich auch nicht durcheinanderkommen und falsche Fahrzeuge auswählen.

Durch eine Verbindung in die Cloud sollten die Daten vom Handy jeden Tag automatisch gesichert werden, um einen Datenverlust zu vermeiden, wenn das Handy abstürzt oder gänzlich abhandenkommt, durch z. B. einen Diebstahl. Die Exportfunktion sollte ebenfalls regelmäßig präventiv genutzt werden, um so einen Überblick zu haben, wie viele Kilometer geschäftlich gefahren werden und wie viele privat. Die Fahrtenbuch App kann eine echte Erleichterung sein, wenn Ihr sie immer nutzt und pflegt.

Disclaimer

Ich muss diesen Beitrag als Werbung kennzeichnen. Warum? Ich nenne ein Produkt oder eine Marke, auch wenn ich diese selbst gekauft haben und nicht dafür beauftragt wurden. Aktuelle Gerichtsurteile lassen mir keine andere Wahl. Dieser Beitrag wurde nicht gesponsert! Er enthält allerdings Affiliate-Links zu Amazon und zu anderen Anbietern. Wenn ihr über diese Links etwas bestellt, kommen die Einnahmen daraus diesem Blog zugute – Danke.

Veröffentlicht von jetztaberlos

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