Männer, wohlmöglich seid Ihr auch gerade dabei zum Jahresende aufzuräumen? Nein? Ich jedenfalls versuche jedes Jahr die Unterlagen zu sortieren und unnötiges Papier aus den Ordnern zu entfernen. Die Versicherungsunterlagen für eine 4-köpfige Familie nehmen schon einiges an Platz ein. Mittlerweile bin ich dazu übergegangen alle Unterlagen zu scannen und auf meiner NAS zu sichern. Einige Unterlagen sollten jedoch im Original aufbewahrt werden – zumindest eine Zeit lang. Erfahrt in diesem Blogbeitrag, was Ihr wirklich wie lange aufbewahren müsst.
Welche Versicherungsunterlagen solltet Ihr wirklich aufbewahren?
Vermutlich hat jeder schon einmal eine Versicherung abgeschlossen und in den darauffolgenden Tagen per Post einen Stapel Papier mit den Versicherungsbedingungen, dem Versicherungsschein, diversen Merkblättern und einer Auflistung von Datenschutzhinweisen erhalten.
Wie lange sollten Versicherungsunterlagen aufbewahrt werden?
Hier könnte man direkt indirekt antworten: Es kommt darauf an. Grundsätzlich sollten die Unterlagen für die Dauer der Vertragslaufzeit aufgehoben werden. Das wichtigste Dokument stellt der Versicherungsschein (auch Police genannt) dar. Sie ist der Nachweis über den vereinbarten Versicherungsschutz. Ein weiteres wichtiges Dokument stellt der Antrag für den Versicherungsschutz dar. Vor allem bei Kranken-, Lebens- und Rentenversicherungen sollten diese Unterlagen stets griffbereit abgeheftet sein. Dazu zählen auch Risikolebens- und Berufsunfähigkeitsversicherungen. Bei diesen Sparten sind die Gesundheitserklärungen zum Vertragsabschluss sehr wichtig. Bei Versicherungen, die einen Gegenstandswert bilden und möglicherweise im Erbfall ausgezahlt werden sollen, sind die Unterlagen ebenfalls aufzubewahren, da sie im Fall der Fälle als Original an das Versicherungsunternehmen gesendet werden muss.
Was muss ich bei Verlust der Police unternehmen?
Wer seinen Versicherungsschein für eine Lebens- oder Rentenversicherung verloren hat oder z. B. nach einem Umzug nicht mehr wieder findet, erfährt Hilfe bei seinem Berater oder der Versicherung direkt. Je nach Anbieter und Sparte ist das allerdings mit Kosten für den Kunden verbunden. Hier können schnell 20-30 Euro in Rechnung gestellt werden.
Bei Sachversicherungen, wie Haftpflicht, Hausrat & Co kann der Versicherungsschein meist per Email als Kopie an Euch versendet werden. Diese Versicherungen bilden keinen Rückkaufswert und sind deshalb relativ einfach zu beschaffen und müssen nicht zwingend im Original vorliegen.
Gibt es spezielle Aufbewahrungsfristen für Versicherungsunterlagen?
Ja, die gibt es. Die allgemeine Verjährungsfrist ist im BGB mit 3 Jahren festgelegt. Ihr könnt also Eure zivilrechtlichen Ansprüche innerhalb dieser Zeit auch nach Ablauf der Versicherung geltend machen. Auszahlungen von Lebens- oder Rentenversicherungen können außerdem erb- und steuerrechtliche Fragen auch nach Beendigung der Versicherung aufwerfen. Das Entsorgen der Unterlagen sollte daher gut überlegt werden.
Diese Frist gilt auch für Unterlagen, die Ihr während der Beratung zum Abschluss der Versicherung von Eurem Vermittler erhaltet. Beim Verdacht einer Falschberatung solltet Ihr die Erstinformation zum Vermittler, das Produktinformationsblatt und die Beratungsdokumentation aufbewahren.
Was tun mit dem Versicherungsschein bei Kündigung?
Habt Ihr den Versicherungsschutz gekündigt und der Vertrag ist abgelaufen können die vorhandenen Unterlagen vernichtet werden. Am besten im Schredder, um sich über den Datenschutz keine Sorgen machen zu müssen. Aber manche Beitragsrechnungen können auch noch Jahre später für z. B. die Steuererklärung wichtig sein. Für Privatleute gilt das für die Sparten der Haftpflicht, Kfz-Haftpflicht oder Rechtsschutzversicherung. Vermietet Ihr Immobilien solltet Ihr die Rechnungen zur Gebäude- und Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung auch für die Nebenkostenabrechnung aufbewahren.
Gewerbetreibende und Selbständige
Bei gewerblichen Versicherungen solltet Ihr unbedingt mit Eurem Steuerberater und Eurem Rechtsanwalt Rücksprache halten, welche Unterlagen entsorgt werden können. Teilweise dauert es bis zu drei Geschäftsjahre bis der Jahresabschluss vollständig abgeschlossen und vom Finanzamt geprüft ist. Firmiert Ihr als GmbH, AG oder in einer anderen Rechtsform, sind weitere individuelle Fristen einzuhalten. Diese sind nicht selten 10 oder 30 Jahre. Bitte auch hier mit dem Steuerberater Rücksprache halten. Mittlerweile gehen die Steuerberater auch zu einer digitalen Buchhaltung über und Ihr könnt die Belege eingescannt übermitteln.
Welche Unterlagen können vernichtet werden?
Die Versicherer aktualisieren regelmäßig Ihre Versicherungsbedingungen und senden Euch diese zu. Ihr solltet daher lediglich die aktuellen Versicherungsbedingungen abgeheftet haben und die anderen Unterlagen können vernichtet werden. Sind Schadenfälle länger als vier Jahre her können sie ebenfalls diese Unterlagen vernichten, da die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren bereits abgelaufen ist. Das gilt auch für ältere Beitragsrechnungen zu Versicherungen, wie z. B. Kfz-Versicherungen, Privathaftpflicht-, Hausrat,- Rechtsschutz-, Unfall- und Gebäudeversicherungen.
Was gibt es außerdem zu beachten?
Bei der Kfz-Versicherung gibt es die Besonderheit, dass möglicherweise schadenfreie Jahre anhand von alten Beitragsrechnungen nachgewiesen und von den Versicherern damit nachvollzogen werden können. Haben Kinder oder Enkel zu Lebzeiten keinen Einblick in die Versicherungen der Eltern oder Großeltern, kann der Fund eines Dokuments ausreichen, um die schadenfreien Jahre übernehmen zu können. Hier kann die Frist von 7 Jahren wichtig sein, da die schadenfreien Jahre bis zu 7 Jahre (vom gleichen) Versicherungsnehmer reaktiviert werden kann.
Wie managed Ihr Euren Berg von Unterlagen? Wann sortiert Ihr diese aus? Ich freue mich auf Eure Kommentare und wünsche Euch einen guten Rutsch und ein gesundes, erfolgreiches und leidenschaftliches Jahr 2021!